تجربتى مع الأرشفة الإلكترونية

مرحبا بكم جميعا قبل عامين اى فى 2006 بدات تصمصيم نظام الأرشفة الإلكترونية لأرشفة الملفات التى على الأرفف والحاويات والمخازن وارشفة الصور ايضا لتحفظ على قاعدة بيانات يسهل الوصول عليها حسب الصلاحيات الممنوحة لمشاهدة المستند او طباعته . وبحمد الله اكتمل المشروع والان يعمل بإحدى المؤسسات الكبيره بالسودان وكذلك مكتب تاجير ليموزين ويجرى تجربته حاليا على احدى الفنادق الكبيره سأقوم بعد موافقتكم بشرح النظام من(A TO Z) مدعما بالصور وسأفتح النقاش للأسئلة والنقد حتى نستفيد جميعا من الفكرة ارجو التصويت على الفكره حتى اشرع فى تنفيذ النشر وشكرا

اخونا الباشمهندس موست
اولا نهنيك علي هذا الانجاز الكبير ومزيد من التقدم والتفوق في هذا المجال
ثانيا يسعدنا ويشرفنا ان نتلقي منك الشرح علي هذا النظام حتي تعم الفائدة للجميع
ووفقك الله الي ما فيه الخير

تمام بس نلم شوية ناس عشان نلقى التصويت على النشر ونبدا

يا زول تصويت شنو؟؟
قول بسم الله وابتدي ساي

راجينك

عشان تخلص منها قبل ما تقوم لينا على موضوع الطيران

الامبراطور وصل اذن معانا 100 صوت وود ابكر معانا بقينا 200 ياخبر ابيض نبدا بكره يارجاله[b]

على بركة الله نبدأ مشروع الأرشفة الإلكترونية والذى اسميته بدون ان اذبح له EAST وهو إختصار إلى Electronic Archive System Technology
وسأبدا اليوم مسميا بالله بالمقدمة وستتوالى الحلقات

المقدمة

شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من المؤسسات والإدارات دخول عالم الإليكترونيات من أوسع أبوابه من أجل البقاء وإيصال الرسالة للعالم أجمع ،واجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق وأخيرا إلى الإليكتروني حتى قيل أن أرشيف القرن الحادي والعشرين إليكتروني مما يؤكد على أهمية هذا النوع من الأرشيف لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والأنظمة التي تقوم على تنظيم الأرشفة والأرشيف الإليكتروني لذلك حاولت البحث عن هذا الموضوع وسبر أغوار الأرشفة والأرشيف الإليكتروني للتعرف عنهما بأسلوب أعمق وتوضيح مفهومه وأهميته التي غابت عن أذهان كثير من القراء .

الأرشيف والأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة :

الأرشيف:
مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة في الاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف
عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غير المنشورة غالبا ، تحفظ لأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائق من نشاطات للقطاع العام والخاص

‏‎ ((الأرشيف ‏الجاري current archives
المكان الذي تحفظ فيه الوثائق الجارية، أي التي تستعمل يوميا للحاجة ‏إليها في العمل.

الأرشفة archiving
عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورة .
أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث ‏التاريخي، لأنها غير ذات فائدة جارية

المواد أرشيفية archival material :
عبارة عن سجلات وكتب قديمة ونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصة
أهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني :
يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها

دور مهنيو الأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :
إن مهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدام المستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجب تقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاح الأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات كما أشارت د. سناء التكروري[4] على سبيل المثال لا الحصر :
دورات في مجال التدريب المستمر :
مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف ،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونية وأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصية
إضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعداد الكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات في الرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .

الحلقة الأولى
مرفق شرح مفصل على كيفية الدخول للنظام والصلاحيات ونظام المستخدمين
شرح برنامج الإرشيف الإلكترونى

اسم البرنامج :- EAST
التصنيف:- برنامج لأرشفة المستندات والصور وإستعادتها من قاعدة بيانات
المبرمج:- مصطفى فتح الرحمن ابوبكر احمد
محلل النظام: داليا احمد عبد الخالق / مصطفى فتح الرحمن
لغة البرمجة المستخدمة: Visual basic 6 مع ADO
قاعدة البينات: Microsoft SQL SERVER 2000 وهنالك نسخة أخرى ب ORACLE 9
بداية المشروع: يونيو 2006
نهاية المشروع: يونيو 2007
التدريب : يونيو 2007
التنفيذ بأحد البنوك أكتوبر 2007
يسمح بربط البرنامج على شبكة WAN ويعمل بقاعدة بينات مركزية
السرية: صلاحيات واسعة النطاق لكل مستخدم مستوى عال من السرية والصلاحيات
المتطلبات للسيرفر:
1GB RAM 100 GB HDD
Ms Windows 2003
Ms SQL Server 2003 Enterprise Edition
المتطلبات للأجهزة:
Ms Windows XP Prof
MSDE
للدخول للنظام هنالك مرحلتين من صلاحيات الدخول:
1-صلاحية الدخول للسيرفر
2-صلاحية الدخول للنظام

للدخول للسيرفر اول شاشة تظهر هى الشاشة التالية:

اسم السيرفر
اسم قاعدة البيانات
اسم المستخدم على قاعدة البيانات

بعد تسجيل البيانات والدخول بنجاح ستظهر الشاشة التالية

قم بالضغط على موافق ثم زر Login To East للدخول للنظام وسيقودك هذا الى الشاشة التالية لتسجيل دخول للنظام وهذا هو المستوى الثانى من صلاحيات الدخول.

يتم اختيار اسم المستخدم من القائمة وكتابة كلمة المرور وهنالك محاولات معينة تسمح للدخول مثلا اذا كانت 3 فهذا يعنى بعد 3 محاولات فاشلة سيمنعك النظام من الدخول ويمكن التحكم كما سنرى فى الشرح القادم كيفية التحكم فى عدد المحاولات السابقة.وعند النجاح فى الدخول ستنتقل الى الشاشة الرئيسة فى البرنامج كما يلى:

هذه القائمة التى يسارا يمكنك الضغط بالماوس على البرنامج الذى ترغب فيه او اكتب رمز البرنامج على الصنوق الأبيض اعى القائمة مثلا للدخول لسطح المكتب اضغط بالماوس على القائمة على سطح المكتب او اكتب فى المربع رمز البرنامج m1 ستيظهر على الفور سطح المكتب كالاتى:-

كما ترى يتكون النظام من 5 أنظمة سنتطرق على كل نظام بمحتوياته من البرامج

نظام المستخدمين
وهو النظام الذى ينظم حركة دخول المستخدمين ومسؤل من الصلاحيات ويتكون من ثلاث برامج هى:
صيانة ملف المستخدمين:-
وهذا البرنامج لإضافة مستخدم جديد ثم منحه الصلاحيات المطلوبة او تعديل صلاحيات مستخدم موجود من قبل او تفعيل اوايقاف نشاط مستخدم وتتكون الشاشة من الاتى:

معرف المستخدم وهو رقم تلقائ من النظام يحدد هوية المستخدم اى رقمه بالنظام ثم تدخل رمز المستخم واسم المستخدم وكلمة المرور وهى محكومة بطول وقصر معين يتم التحكم فيه بمرونه اى تحديد طول وقصر كلمة المرور وسأشرح ذلك مستقبلا ثم بعد ذلك نحدد الصلاحيات وهى كالاتى:
ادخال بينات:هل مسموح للمستخدم ان يقوم بعملية ارشفة؟
تعديل الصلاحيات: هل مسموح للمستخدم بتعديل الصلاحيات وإضافة مستخدمين جدد اوايقافهم؟
التقارير: هل مسموح للمستخدم ان يطبع وثيقة من النظام؟
إغلاق السنة:هل مسموح للمستخدم قفل او فتح سنة ارشيفية جديدة؟
سلة الملفات المحذوفة والحذف النهائى: كل مستخدم مسموح له ان يحذف ما ادخله هو فقط من بيانات ولكن مسح غير نهائى اى ينقل الى سلة المحذوفات وهذه السلة مسموح
ان يراه المشرف فقط ومنها يراجع الملفات المحذوفة مؤقتا ويرى من الذى حذفها ومتى ويقرر على مصادقة الحذف او رفضه وبالتالى تعود الملفات المحذوفة مرة اخرى للنظام وهذه الصلاحية تقرر هل مسموح للمستخدم ان يقوم بدور المشرف للمصادقة على تأكيد او عدم تاكيد عملية الحذف التى قام بها مستخدمون آخرون؟

إضافة أقسام: هل مسموح للمستخد ان يضيف اقسام جديدة فى النظام كقسم الحسابات او الموارد البشرية مثلا؟
إضافة هوية مستند: هل مسموح للمستخدم ان يقوم بإضافة هوية مستند مثال مكاتبات صادرة او واردة او شهادة اجازة الخ؟
تعديل صلاحية مشاهدة الوثيقة: فى النظام كل وثيقة ادخلها مستخدم يضع صلاحيات لمشاهدتها فيحدد من الذين يسمح لهم بالإطلاع على الوثيقة فهل مسموح للمستخدم ان يعدل فى صلاحية مشاهدة وثيقة؟
إضافة مشتركين: كل كوظف بالشركة يعتبر موظف ولديه ملف خاص به كالملف اليدوى العادى الذى نستخدمه وبه كل مايخصه فهل مسموح للمستخدم ان يضيف مشتركين جدد لموظفين جدد؟
رسائل النظام: رسائل التنبيه والخطاء فى النظام مبرمجة بحيث ان يتم التعديل فى صياغتها دون تدخل من المبرمجين فهل مسموح للمستخدم ان يعدل فلا صياغة رسائل النظام؟
حالة المستخدم اما نشط او غير نشط لايسمح له بالدخول للنظام.

نواصل

لم استطيع ان ارفق الملف المرفق ارجو المساعدة من قبل المشرف العام

نسبة لعدم تمكنى من رفع ملف الشرح فقمت برفعه على موقع طق طق لتحميل الملفات نرجو تحميل الملف من هنا
http://file8.9q9q.net/Download/59463636/EAST.pdf.html

صراحة جميل جدا جدا وانا حايفيدني جدا في عملي لانه يرتبط بالارشفة الالكترونية
مشكور

قلم شاعرة كتب:: صراحة جميل جدا جدا وانا حايفيدني جدا في عملي لانه يرتبط بالارشفة الالكترونية
مشكور

شكرا على مرورك الانيق على الشرح بكره بمشئة الله اواصل الحلقة الثانية من الشرح

مشكور مرة ثانية اخونا موست وصراحة انا درست الملف جيدا وصراحة برنامج جميل واتمني انني اتتلمذ من شروحاتك فيلا عشان حنا منتظرين باقي الشروحات
اختك قلم شاعرة

الحلقة الثانية

يسرنى متابعة الشرح على نظام الرشفة الإلكترونية

الحلقة الثانية

نواصل فى شرح نظام الأرشفة الإلكترونية الحلقة الثانية وكنت فى الحلقة الأولى قد تطرقت الى شرح نظام المستخدمين وكيفية اضافة مستخدم والتحكم فى صلاحياته.
اواصل فى الشرح وسأتحدث مواصلا الحديث فى نظام المستخدمين

برنامج تغيير كلمة المرور
يستخدم فى تغيير كلمة المرور للمستخدم الحالى وكحال كل البرامج التى تتحكم فى كلمة المرور يطلب منك البرنامج ادخال كلمة المرور القديمة ثم ادخال كلمة المرور الجديده وتاكيد كلمة المرور الجديده كما فى الصورة التالية

البرنامج الأخير فى نظام المستخدمين هو التحكم فى دخول المستخدمين

الحد الأدنى لكلمة المرور: هنا يتم وضع رقم يحدد ادنى طول لكلمة المرور مثلا اذا اردت ان تجبر المستخدم الا يدخل المستخدم كلمة مرور اقل من 5 خانات تكتب امام الحد الأدنى الرقم 5
الحد الأقصى لكلمة المرور : هنا يتم وضع رقم يحدد اقصى طول لكلمة المرور مثلا اذا اردت ان تجبر المستخدم الا يدخل المستخدم كلمة مرور اكثر من 7 خانات تكتب امام الحد الأدنى الرقم 7
عدد تكرار محاولات الدخول : هنا تحدد للنظام كم مره يسمح للمستخدم ان يحاول الدخول فى حال فشله للدخول اول مره.
صلاحية كلمة المرور بالأيام: هنا تحدد عمر كلمة المرور مثلا اذا اردت ان تجبر المستخدم ان يغير كلمة مروره كل ثلاث ايام تكتب 3 واذا اردت ان تجبره يغيرها بعد شهر تكتب 30 عنده النظام سيقوم بعد انتهاء الفتره التى حددتها ان يجبر المستخدم بتغيير كلمة المرور
اسم المؤسسة وهنا تدخل اسم المؤسسة التى يعمل بها النظام وذلك بالضغط على زر الشركة كما فى الصورة التالية

فى زر ملف الفروع ملف يمكنك من ادخال اسماء فروع الشركة مثال فرع الخرطوم فرع بردبى الخ
زر ملف اعدادت السيرفر هنا يتم وضع الإعدادات الخاصة بالسيرفر لتمكنه من عملية الإتصال بالشبكة وهنا يجب ان تأخذ هذه الإعدات من مدير الشبكة بشركتك كما فى التوضيح التالى

لاحظ اخر الشاشة خيار Branch name لابد هنا ان تختار اسم الفرع فاذا ثبت البرنامج فى الخرطوم مثلا اختار فرع الخرطوم وعند تثبيته بفرع اخر مثل بورسودان اختار فرع بورسودان وهذا مهم جدا حيث لكل فرع رقم متسلسل هذا الرقم يدخل فى رقم الوثيقة التسلسى كما سنرى لاحقا والأختيار يتم بعد ان تضغط على الزر المجاور الى Branch Name ستظهر الشاشة التاليه فقط اختر بالضغط على اسم الفرع على النموذج وسيتم ادراج اسم الفرع تلقائيا

زر تحديث يقوم بحفظ التغييرات عللا قاعدة البيانات

بذا اكون قد شرحت نظام المستخدمين والصلاحيات والإعدات
فى الحلقة القادمة انشاء الله سأشرع فى بداية شرح نظام الرموز الرئيسة

يمكمنكم تحمي الملف والصور من الموقع التالى
http://file5.9q9q.net/delete/61895833/East-lesson-2.pdf.html

مجهود مقدر يا موست

فعلا مجهود كبير جدا تشكر عليه

يا زول ده كورس مجاني

ح نستفيد منه كلنا

في انتظار البقية

اخونا موست
مشكور علي الحصة الثانية
لما اضغط علي الرابط علشان احمل الملف بيديني انو الغي واحذف الملف فارجوا ان توضح لنا الصورة

نواصل ما انقطع من حديث حول تجربتى مع الأرشفة الإلكترونية الحلقة الثالثة واتمنى ان يكون من اراد الإستفادة قد حمل الحلقتين السابقتين من موقع طق طق حيث سأضع فى صورة متوالية ما تبقى من الحلقات على ملف طق طق اعتزر لبعض الخطاء الإملائية والإنشائية التى وردت بالحلقات السابقة نسبة لضيق وقتى واتمنى ان يزول هذا فى الحلقات المقبلة وعلى بركة الله
الحلقة الثالثة\
من قبل تحدثت عن نظام المستخدمين واليوم سأتحدث عن نظام الرموز الرئيسة يتكون من 5 برامج هى:
رموز الأقسام
رموز الملفات
تعديل اسماء الرموز الرئيسة
تسجيل مشتركين
رسائل النظام

رموز الأقسام

يتم هنا تعريف القسام بشركتك مثل قسم المبيعات قسم الحسابات الخ ويقوم النظام بوضع متسلل يمثل رقم القسم

رموز الملفات
يتم هنا تعريف انواع الملفات مثل المكاتبات الصادرة المكاتبات الواردة شهادات الإجازة الخ... ويت ايضا وضع متسلل آلى من قبل النظام يمثل رقم نوع الملف.

تعديل اسماء الرموز الرئيسة

فيه يتم تعديل اسماء الأقسام والملفات التى ادخلت من قبل عليك الضغط على الشبكة لإختيار اسم الملف او القسم سيظهر اعلى الشاشة الإسم يمكنك تحريره وتعديله ثم قم بالحفظ

تسجيل مشتركين
المعلوم ان الأرشفة تعنى بأشخاص بعينهم بالشركة اى اى شخص لديه ملف بالنظام فيتم تعريف هنا المشتركين مثل المدير العام مدير الصيانة مدير البرمجه محمد يسن ابوعبيدة عوض يسن محمد يسن الخ...
كما يجب تحديد موقع الشخص وهذا الموقع يكون مدخلا من قبل ببرنامج رموز الأقسام

رسائل النظام

هذا من البرامج المرنه جدا حيث اصبح مسموح لك ان تغيير صيغة رسائل الخطاء او رسائل التنبيه التى تاتيك من النظام دون تدخل من مبرمج ما عليك فعند ظهور اى رسالة عادة يظهر لك نص الرسالة وفى العلى يكون هنالك رقم للرسال كالاتى:

لاحظت فى الصوره اعلاه الرسالة هى كلمة المرور السابقة غير صحيحه ورقم الرساله كما مبين بالصوره على اطار الرسالة هو 30 . فإذا اردنا ان نغيير الصيغة لتكون كلمة المرور السابقة خطاء ما علينا الى اختيار برنامج تعديل رسائل النظام ونكتب رقم الرسالة 30 فيظهر النص نعدلة ثم نحفظ كالآتى:

نعدل النص كما يلى

ثم عند التعرض لرسالة الخطاء من النظام تظهر كما يلى

وبالتالى نكون تحكمنا فى الرسائل الصادرة من النظام

نواصل الحديث فى الحلقة الرابعة انشاء الله

لتحميل ملف الحلقة على الرابط التالى:

http://upload.9q9q.net/file/Y2XQoNnML30/east lesson3.pdf.html

اخونا موست
الحلقة الثانية لم اتمكن من تحميلها لانو انت بدل في الرابط تكتب داونلود كاتب دليت ياريت تصلح لينا الخطأ ده علشان نقدر نحمل الحلقة الثانية Rolling Eyes

الأخت قلم شاعرة شكرا على المتابعة هذا رابط يحمل الحلقتين الأولى والثانية معا

http://upload.9q9q.net/file/9C7YwVBbazv/session1.rar.html
جربى واخبرينى تحياتى

ابداع يا موست
الله يديك العافية

..

..

مشكور للجهد واحنا متابعين ونزلت معاي كل الحلقات يا موست
طيب سؤال يا موست احنا شفنا الشرح الوافي الجميل ده كيف نقدر نطبق الموضوع ده لازم يكون فيتطبيق علشان تكمل الصورة ولا رايك شنو؟

انا اردت فقط هنا شرح الفكرة بس ما عندى مانع نبدا التطبيق مش للأرشفة بس بل لأى فكرة مشروع تانى انا جاهز ابدا تطبيق عملى من صفر فكرى فى اى مشروع ونبدا سوا

واحدة واحدة علينا يا موست

عشان نعرف نستفيد من المشروع

لكن فكرة المشروع دي فكرة حلووووة

شوف ليك اي مثال وخلينا نشتغل معاك

افادك الله

انا الضباح انتو جيبو الخروف وانا على الضبح يعنى انتو شوف المشروع المناسب محاسبة مخازن مدرسة شركة ليموزين الخ انا جاهز يامحمد بس عشان نتعلم تمام مهارات البرمجة لازم تبدا من العتبة الأولى وهى التفكير فى المشروع المناسب ثم التحليل ثم التخطيط ثم البرمجة ثم التجربة ثم التنفيذ الفعلى

most كتب:: انا الضباح انتو جيبو الخروف وانا على الضبح يعنى انتو شوف المشروع المناسب محاسبة مخازن مدرسة شركة ليموزين الخ انا جاهز يامحمد بس عشان نتعلم تمام مهارات البرمجة لازم تبدا من العتبة الأولى وهى التفكير فى المشروع المناسب ثم التحليل ثم التخطيط ثم البرمجة ثم التجربة ثم التنفيذ الفعلى

كلامك صح والله صراحة انا متابعة معاك وبفكر في نفس الوقت وحاخطط لمشروع وانشاء الله مستنين بقية الشرح
مشكور ياموست

الحلقة الرابعة مع افعتزار عن التأخير
http://www.gulfup.com/dldbyJ37977.rar.html